Reacties van derden n.a.v. de mededeling in de Staatscourant
Zo spoedig mogelijk, in de praktijk ongeveer drie tot vijf dagen na de ontvangst van de melding of vergunningaanvraag, wordt daarvan mededeling gedaan in de Staatscourant. Deze mededelingen zijn ook op de pagina Meldingen en besluiten te vinden. Op basis van de gegevens in de melding of vergunningaanvraag worden in de mededeling de aard van de voorgenomen transactie en de activiteiten van de betrokken ondernemingen aangegeven. Daarnaast worden derden uitgenodigd om binnen een termijn van zeven dagen hun reactie met betrekking tot de transactie bij de directie Mededinging in te dienen. De termijn van zeven dagen is geen wettelijke termijn. Wel is het wenselijk dat reacties binnen deze termijn worden ingediend. Dit is van belang in de meldingsfase waarin de NMa immers in beginsel binnen vier weken een besluit moet nemen. Indien reacties van derden na de termijn van zeven dagen worden ingediend kan daaraan, afhankelijk van de stand van het onderzoek, mogelijk minder aandacht worden besteed. Mocht de mededeling in de Staatscourant vragen oproepen bij een derde, dan kan deze contact opnemen met de zaakbehandelaars. Indien derden meer informatie nodig hebben om hun reactie voor te bereiden, worden deze derden alleen over niet-vertrouwelijke feiten geïnformeerd.
Het stellen van vragen aan derden gedurende het onderzoek
Vaak worden vragen aan derden gestuurd. Het doel van de vragen is om bepaalde gegevens te verifiëren, aanvullende informatie te vragen om een vollediger beeld van de markt(en) te krijgen en derden in de gelegenheid te stellen om mogelijke mededingingsproblemen, die als gevolg van de transactie zouden kunnen ontstaan, naar voren te brengen. Voor de beantwoording wordt een termijn gegeven die in de regel vijf werkdagen bedraagt. Indien het niet mogelijk blijkt binnen deze termijn te reageren, wordt aanbevolen om contact met de zaakbehandelaars op te nemen. Een verlenging van de termijn is in sommige gevallen mogelijk. Het is van belang dat derden de vragenlijsten zorgvuldig invullen. Ook komt het voor dat de zaakbehandelaars telefonisch informatie vragen. Van deze telefoongesprekken worden notities gemaakt voor het dossier.
Indien gewenst en nuttig voor het onderzoek van een zaak, kan het behandelteam van een zaak besprekingen met derden organiseren om een beter begrip van de reactie van derden en van het functioneren van de markt(en) in kwestie te krijgen.
Vertrouwelijkheid gegevens van derden
Wanneer derden gegevens over feiten en belangen die de meldende partijen betreffen naar voren brengen en die gegevens niet door de meldende partijen zélf ter zake zijn verstrekt, terwijl de gegevens duiden op mededingingsproblemen, maakt de NMa deze informatie, in beginsel vóórdat een besluit wordt genomen, aan de meldende partijen kenbaar om hen in de gelegenheid te stellen hierop te reageren. De NMa houdt de identiteit van deze derden desgewenst geheim en maakt zonder toestemming van de betreffende derde geen vertrouwelijke informatie afkomstig van deze derden openbaar. Om het onderzoek niet te vertragen, is het nuttig dat derden tegelijk met het indienen van hun vertrouwelijke reactie, ook een niet-vertrouwelijke versie meesturen.
In het kader van een hoorzitting kunnen meldende partijen of derden verplicht worden tijdens (een gedeelte van) de hoorzitting de zaal te verlaten, wanneer vertrouwelijke informatie wordt besproken.
Geen verplichting tot terinzagelegging van onderliggende dossier
In concentratiezaken geldt geen verplichting tot terinzagelegging van het onderliggende dossier; de desbetreffende bepalingen uit de Awb zijn niet van toepassing verklaard op het concentratietoezicht. Uit de parlementaire geschiedenis van de Mededingingswet blijkt dat het de uitdrukkelijke bedoeling van de wetgever is dat concentratieprocedures niet openbaar zijn.
Zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie
De directie Mededinging van de NMa verkrijgt in concentratiezaken veel informatie van meldende partijen, maar ook van derden. Als deze informatie vertrouwelijk is (hiervoor gelden regels van de WOB), wordt hiermee zorgvuldig omgegaan. Niet alleen in geval van publicatie van de openbare versie van besluiten, maar ook gedurende het onderzoek, bijvoorbeeld indien aan de meldende partijen standpunten van derden worden kenbaar gemaakt. Vertrouwelijke informatie afkomstig van derden wordt al dan niet geanonimiseerd en/of nadat daar bepaalde delen uit zijn weggelakt of samengevat aan partijen meegedeeld. Het is van belang dat partijen of derden die informatie verstrekken het vertrouwelijke karakter van gegevens op heldere wijze aangeven. Wanneer bij de NMa het vermoeden bestaat dat bepaalde gegevens vertrouwelijk zijn maar geen vertrouwelijkheid daarvan is geclaimd, wordt contact opgenomen met de informatieverstrekker voordat informatie openbaar wordt gemaakt. In sommige gevallen vraagt de directie Mededinging al van tevoren bepaalde informatie niet alleen in een vertrouwelijke versie, maar tevens in een openbare versie aan te leveren. Te denken valt bijvoorbeeld aan door partijen aangeboden remedies om deze te kunnen testen in de markt, maar ook aan bepaalde reacties van derden zodat deze aan de meldende partijen kunnen worden verstrekt. Overigens wordt bij verstrekking van informatie van derden aan meldende partijen de anonimiteit van de derden (desgewenst) gewaarborgd.