Proforma factuur 1

Proforma factuur

0 Shares
0
0
0

Elke doorgewinterde ondernemer kent het wel: de proforma factuur. Letterlijk betekent pro forma “voor de vorm”. Een proforma factuur is daarom géén rechtsgeldig document, maar moet je zien als een aankondiging dat er een factuur gestuurd gaat worden. Een proforma factuur wordt vaak gebruikt om een vooruitbetaling administratief vast te leggen.

Proforma of pro forma?

De officiële schrijfwijze is pro forma. Echter als het over facturen gaat is de schrijfwijze proforma (dus aan elkaar) populairder.

Een proforma is hetzelfde als een concept factuur, maar wordt in de praktijk anders gebruikt. Een concept factuur gebruik je vaker intern, terwijl een proforma meestel gedeeld wordt buiten je bedrijf. Met klanten om vooruitbetaling te vragen, of met de douane om een kostenraming van je import-traject.

Proforma en BTW

Omdat een proforma factuur geen officiële factuur is ben je niet verplicht deze niet te betalen. In het economisch verkeer is het wel gebruikelijk, maar je kunt dus niet met een incasso te maken krijgen als je alleen een proforma factuur hebt ontvangen.

Het gevolg hiervan is ook dat je met een proforma factuur geen BTW kunt terugvragen. Betaal je een proforma factuur, zorg dan altijd dat je óók een officiële “gewone” factuur krijgt, anders kan je in de problemen komen met de voorbelasting die je aftrekt.

Proforma invoice

In het internationale handelsverkeer wordt een proforma factuur (in het Engels proforma invoice) niet alleen gebruikt om een vooruitbetaling administratief te regelen, het stelt de ontvanger ook in staat om bijvoorbeeld de inklaring bij de douane in gang te zetten. Dat voorkomt vertraging als het product daadwerkelijk aankomt in Nederland en er bijvoorbeeld douaneheffing of BTW betaald moet worden.

Proforma factuur in je administratie

Een proforma neem je niet op in je boekhouding. Het is geen rechtsgeldig document en hoeft daarom ook niet te voldoen aan de eisen die de Belastingdienst aan een factuur stelt.

Vrijwel elk bekend boekhoudprogramma heeft de mogelijkheid om een proforma factuur op te stellen. Doe je dit vanuit je administratie dan zal de verrekening van de omzetbelasting automatisch op de goede manier plaatsvinden.

Proforma factuur voor ZZP’ers

Ben je een ZZP’er of beginnend ondernemers? Dan kan je de proforma factuur strategisch gebruiken om bij het begin van een opdracht alvast een deel van je afsproken fee betaald te krijgen. Niet alle opdrachtgevers gaan hier in mee, maar het is een slimme manier om je risico’s te verlagen.

Je kunt dit als volgt doen: bij het starten van een opdracht ter grootte van € 2.000 stuur je alvast een proforma voor € 1.000. Na afloop factureer je dan € 2.000, of een aangepast bedrag als er meer- of minderwerk is geweest. De opdrachtgever betaalt dan nog het restbedrag, aangezien hij al eerder een betaling heeft gedaan naar aanleiding van je proforma.

Er zijn ZZP’ers en bedrijven die direct bij het aangaan van een samenwerking een gewone factuur sturen, dat kan je natuurlijk ook doen. Je hebt dan een rechtsgeldig document waarmee je de betaling eventueel ook kunt afdwingen.

0 Shares
Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

You May Also Like
Recessie

Komt er een recessie aan?

Het Duitse ondernemersvertrouwen is in augustus voor de vijfde maand op rij gedaald. Wat betekent dat? De voortekenen…