In dit artikel zullen we toelichten wat een kwitantie is, waar het voor wordt gebruikt, in welke gevallen je deze moet verstrekken en aan welke eisen het moet voldoen. Ook zullen we uitleggen wat het verschil is tussen een kwitantie en een factuur.
Een kwitantie is een document die door de schuldeiser ondertekend is, waarin hij of zij verklaart dat de daarbij behorende schuld voldaan is. Een kwitantie is dus eigenlijk gewoon een betalingsbewijs, waarbij je ook zou kunnen denken aan bijvoorbeeld het bonnetje dat je in een winkel ontvangt. Met een kwitantie kan een werknemer onder meer gemaakte onkosten bij zijn werkgever declareren. Als jij particulier bent, mag je geen factuur sturen. In de plaats daarvan stuur je een kwitantie.
Waar wordt een kwitantie voor gebruikt?
Een kwitantie wordt ook wel een kwijtschrift genoemd, en is een officieel document dat in tweefout als betalingsbewijs wordt opgemaakt. Als de koper rechtstreeks iets aan de verkoper betaalt, dan maakt de verkoper een kwitantie op. Het ene deel blijft bij de verkoper en het andere deel is bestemd voor de koper. Zo kan de koper prima bewijzen dat hij of zij het gevraagde bedrag al voldaan heeft. Het kan daarnaast als een ontvangstbewijs dienen.
Verder zou je als particulier zo’n kwitantie ook kunnen gebruiken om een bedrijf te laten weten wat ze jou voor een product of dienst moeten betalen. Deze kwitantie wordt dan als bewijs van een overeenkomst gebruikt. Dit bedrijf heeft deze kwitantie vervolgens weer nodig om het in hun eigen administratie te verwerken.
Wanneer moet je een kwitantie verstrekken?
Je geeft een kwitantie aan jouw klant nadat deze jou betaald heeft. Je bent overigens niet verplicht om altijd een kwitantie uit te reiken. Je hoeft dit enkel te doen wanneer de klant daar specifiek om vraagt.
De klant kan hier echt wel belang bij hebben, omdat zo’n kwitantie naast een betalingsbewijs ook een bewijs van eigendom is van de gekochte of verkregen goederen en daarnaast nog wel eens vaak als een garantiebewijs of ruilbewijs gezien wordt.
Wat moet een kwitantie verplicht vermelden?
Er bestaan een aantal verplichte gegevens die absoluut op een kwitantie vermeld moeten worden. Wanneer jij een kwitantie opstelt of ontvangt, moet je er zodoende op letten dat de volgende informatie op de kwitantie vermeldt staat:
- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De hoeveelheid van de geleverde goederen en diensten
- Het exacte bedrag waarvoor de goederen of diensten geleverd worden
- Voor wie de kwitantie bestemd is en wie de afzender is
- De datum van de levering van de goederen of diensten
- De naam van de afzender plus eventueel de handtekening van deze afzender
Je hoeft dus geen bankrekeningnummer op een kwitantie te zetten. Het kan uiteraard handig zijn om deze wel even naar het bedrijf of de betrokken persoon te e-mailen, zodat men weet waar het geld naar overgemaakt kan worden.
Het verschil tussen een kwitantie en een factuur
Een factuur wordt door een bedrijf naar een ander bedrijf of naar een particulier persoon verzonden. Het is niet rechtsgeldig, en dus ook niet toegestaan, om als particulier een factuur te verzenden. Op een factuur wordt namelijk btw vermeldt en er moet verder een volgnummer op staan. Als particulier verstuur je dus in plaats van een factuur een kwitantie.
Over het bedrag op een kwitantie mag je geen btw berekenen, aangezien een particulier niet over een btw-nummer beschikt. Het bedrag wat op de kwitantie ingevuld wordt, is dus het geldbedrag dat er ook ontvangen wordt.
Er wordt hierover geen btw berekend of afgedragen, ook niet als jij een bedrijf iets met een kwitantie levert. Het desbetreffende bedrijf verwerkt het volledige bedrag wat op jouw kwitantie staat als kosten in de boekhouding en mag dit later in zijn geheel van de gemaakte winst aftrekken. Zo wordt de winst lager en betaalt het bedrijf dus ook minder belasting.
