Wist je dat er dagelijks meer dan 250 miljard e-mails gestuurd worden, waarvan het merendeel zakelijk is? Wist je ook dat men steeds weer de fout in gaat bij bijvoorbeeld de slotzin of de aanhef? Dat kan de nodige irritatie veroorzaken bij de lezer. Een niet zorgvuldig geformuleerde mail kan als onbeleefd worden beschouwd. Bega dus geen blunders en houd je aan de regels bij het schrijven van een zakelijke e-mail. Het is van groot belang dat de ontvanger op jouw mail kan reageren en de juiste informatie krijgt. Door de juiste slotzin te gebruiken stimuleer je dat:
‘Volgende week zal ik telefonisch contact opnemen om u uitleg te geven over de procedure’. Je geeft de lezer netjes aan dat je hem of haar op een later tijdstip uitleg zal geven, maar nu niet.
Etiquette
Het is fijn om in een e-mail niet al lang van stof te zijn. Dit neemt echter niet weg dat de etiquette mag ontbreken. Gebruik daarom altijd een correcte aanhef en een beleefde slotzin of groet. Op deze manier zal jouw e-mail serieus worden genomen door de lezer(s).
Wanneer je iemand een e-mail stuurt, is dat meestal met een verzoek.
‘Wilt u mij laten weten of u behoefte heeft om hierover van gedachten te wisselen?’ is bijvoorbeeld een correcte slotzin. Je laat de lezer op een respectvolle manier weten dat je graag even (telefonisch) met hem of haar wil spreken.
Beëindig je e-mail met een gepaste afsluiting
Je wil een goede afsluiting. Zet de lezer daarom aan tot een actie of een reactie, maar wel met een positief gevoel! Goede voorbeelden van zo’n afsluiting zijn: ‘Indien u nog vragen heeft, kunt u mij iedere dag van 09.00 tot 13.00 ook telefonisch bereiken’ of ‘Als u interesse heeft in bijgestuurde offerte, kunt u contact opnemen met mij via het onderstaande telefoonnummer’.
Na de slotgroet onderteken je de e-mail met jouw naam, functie en/of afdeling en jouw telefoonnummer, ofwel jouw ‘signature’.
Probeer in je afsluiting vriendelijk te zijn; zakelijk, maar niet afstandelijk. ‘Wij zien uw reactie gaarne tegemoet’ klinkt erg stroef en ouderwets. Veel vriendelijker is: ‘Wanneer u nog vragen heeft, kunt u mij altijd telefonisch bereiken’.
Een paar andere formele en zeer beleefde voorbeelden zijn:
- ‘Laat ons alstublieft weten wanneer wij u van dienst kunnen zijn’
- ‘Mocht u meer informatie willen ontvangen, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen’
- ‘Mocht u meer informatie willen, dan kunt u natuurlijk altijd contact met mij opnemen’
- ‘Wij waarderen de samenwerking met uw bedrijf enorm’
Een aantal formele, vriendelijke voorbeelden:
- ‘Ik verheug mij op de samenwerking met uw bedrijf’
- ‘Mocht u meer informatie willen, dan kunt u contact met mij opnemen’
- ‘Neemt u alstublieft contact met mij op. Mijn telefoonnummer is …’
- ‘Wij waarderen u als klant en zijn blij te horen dat…’
- ‘Mocht u meer informatie willen, kunt u mij altijd mobiel bereiken op 06-54550887’
Als je een goede slotzin in acht neemt, zal je zien dat dat door de lezer gewaardeerd wordt. Jouw e-mail zal tot op het einde toe gelezen worden en de lezer zal tot actie overgaan.
