De kosten van een zakelijke hotelovernachting vallen onder reis- en verblijfkosten. Alleen zijn niet alle reis- en verblijfskosten geheel aftrekbaar. In dit artikel wordt uitgelegd hoe de hotelkosten in de administratie opgenomen moeten worden.
Het btw tarief van een hotelovernachting
Een hotelovernachting valt onder het “verstrekken van logies door hotel voor een korte periode” en valt onder het btw tarief van 9%. Je mag deze btw volledig terugvragen aan de Belastingdienst. Let er wel op dat je de btw op eten en drinken niet terug mag vragen. Zelfs niet als je je lunch of diner in het hotelrestaurant gebruikt. Het restaurant zit namelijk niet bij de kamerprijs inbegrepen. Het ontbijt is echter wel vaak bij de kamerprijs inbegrepen.
Sommige reis- en verblijfkosten zijn beperkt aftrekbaar
Een zakelijke hotelovernachting valt echter onder de categorie “reis- en verblijfkosten”. De Belastingdienst twijfelt soms aan het zakelijke karakter van deze reis- en verblijfskosten. Zij stellen dat je altijd slapen en eten moet, ook al ben je niet op zakenreis. Om deze reden heeft de Belastingdienst besloten dat sommige reis- en verblijfkosten slechts beperkt aftrekbaar zijn; Voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten, congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten).
Het splitsen van zakelijke hotelkosten
De hotelovernachting is geheel aftrekbaar (behalve dus als het om een seminar, studiereis of congres gaat), maar voedsel en dranken zijn slechts beperkt aftrekbaar. Als je een drankje neemt of eet in het hotel, zul je bij betaling een factuur of bon moeten vragen waarop de kosten voor de hotelovernachting en de kosten van voedsel en drank gesplitst is. In de meeste hotels doen ze dat gelukkig standaard. De hotelovernachting is 100% aftrekbaar, voedsel en drank is 80% aftrekbaar, mits je als ondernemer hebt gekozen voor de 80% regeling! Anders kan je de kosten voor voedsel en drank 100% aftrekken, maar pas nadat je de grens van € 4700,- euro hebt bereikt.
Het toepassen van beperkt aftrekbare kosten
Er zijn twee manieren om dat te doen
- Je kan de drempel van € 4.700 (2020) gebruiken: De eerste € 4.700 aan beperkt aftrekbare kosten zijn dan niet aftrekbaar. Deze manier is geschikt voor grotere bedrijven die meer dan €23.500 (2020) per jaar uitgeven aan gemengde kosten.
- Of je kunt ervoor kiezen slechts 80% van de beperkt aftrekbare kosten af te trekken. Als kleine ondernemer of ZZP’er is het voordeliger om voor deze toepassing te gaan.
