Als je als ondernemer jouw bedrijf goed wil presenteren, dan zal je daar wel eens kosten voor moeten maken. Dit noemen we representatiekosten. Het kan dan gaan om bijvoorbeeld een diner met een zakenrelatie, een feestje voor klanten, of om bedrijfskleding. Aan deze kosten is geen tegenprestatie verbonden. Deze kosten zijn aftrekbaar tot een bepaalde grens (vandaar de benaming ‘beperkt aftrekbare kosten’), juist omdat er geen tegenprestatie tegenover staat. De Belastingdienst wil namelijk niet dat er misbruik gemaakt wordt van het maken van deze representatiekosten.
Representatiekosten kunnen uiteenlopende kosten zijn: er wordt niet heel precies uitgelegd door de Belastingdienst wat deze kosten omvatten. Het is dus zaak om hier creatief mee om te gaan, maar zorg er wel altijd voor dat je je diners, feestjes of uitjes met klanten goed kan onderbouwen als de Belastingdienst daarom vraagt! Het helpt om de kosten goed te specificeren in je boekhoudprogramma, zodat je later alles gemakkelijk terug kunt vinden.
Hoe kun je de aftrek van representatie- en andere gemengde kosten toepassen?
Er zijn twee manieren om dat te doen:
- Je kan de drempel van € 4.700 (2020) gebruiken: De eerste € 4.700 aan beperkt aftrekbare kosten zijn dan niet aftrekbaar. Alle beperkt aftrekbare kosten boven deze drempel zijn wel aftrekbaar. Deze manier is eigenlijk alleen geschikt voor grotere bedrijven die meer dan € 23.500 (2020) per jaar uitgeven aan onder andere drank, etentjes, representatiekosten, studiereizen, seminars en andere gemengde kosten.
- Je kan ervoor kiezen slechts 80% van de beperkt aftrekbare kosten af te trekken. Als kleine ondernemer of ZZP’er is het voordeliger om voor deze toepassing te gaan. Je uitgaven aan representatiekosten en andere gemengde kosten komen hoogstwaarschijnlijk niet boven die € 23.500 uit.
Andere beperkt aftrekbare kosten
Naast representatiekosten zijn er dus ook een aantal andere kosten die beperkt aftrekbaar zijn, allen vallen onder de noemer “gemengde kosten” of de minder bekende term “oortse kosten”:
- Voedsel, drank en genotmiddelen
- Congressen
- Seminars
- Studiereizen
- Reis- en verblijfskosten
Wat verstaat men niet onder representatiekosten?
Een aantal kosten die misschien wel op representatiekosten kunnen lijken, maar daar toch niet onder vallen zijn de kosten voor uiterlijke verzorging en kleding. Deze kosten mag je niet opvoeren als zakelijke kosten. Werkkleding is bijvoorbeeld weer wel volledig aftrekbaar, maar dan moet de kleding uitsluitend binnen het bedrijf gedragen worden. We hebben het dan over werkoveralls of shirts, vaak met het bedrijfslogo erop. De kosten voor vaartuigen voor representatieve doeleinden zijn ook niet aftrekbaar.
Verschil aftrekbaarheid representatie- en reclamekosten
Representatiekosten zijn dus beperkt aftrekbaar, maar kosten voor reclame zijn juist volledig aftrekbaar. Soms is het dan ook gunstiger om representatiekosten bij reclamekosten onder te brengen. Als je bijvoorbeeld een bijdrage geeft aan een sportclub, dan is het voordeliger om een kleine tegenprestatie te bedingen, zodat jouw gemaakte (representatie)kosten ‘reclamekosten’ worden. Een tegenprestatie kan het vermelden van jouw bedrijfsnaam in het clubblad zijn, of een vermelding op de website. Je kan ook denken aan een reclamebord of shirts met jouw logo erop. Kosten voor reclame zijn volledig aftrekbaar. Je hebt aan het einde van het jaar zo minder winst over en je betaalt dus minder (inkomsten)belasting. Zorg wel dat je een factuur krijgt van de club zodat je ten allen tijde je uitgaven kan verantwoorden.
Het is altijd goed om bij twijfel advies te vragen aan je boekhouder. Belastingregels veranderen vaak en voor je het weet pas je de regels verkeerd toe. Daarnaast heeft de Belastingdienst een handig overzicht met daarin de verschillende categorieën en de aftrekbaarheid daarvan.
Conclusie
Wat zijn representatiekosten?
Als je als ondernemer jouw bedrijf goed wil presenteren, dan zal je daar wel eens kosten voor moeten maken. Het kan dan gaan om bijvoorbeeld een diner met een zakenrelatie, een feestje voor klanten, of om bedrijfskleding. Aan deze kosten is geen tegenprestatie verbonden. Deze kosten zijn aftrekbaar tot een bepaalde grens (vandaar de benaming ‘beperkt aftrekbare kosten’), juist omdat er geen tegenprestatie tegenover staat. De belastingdienst wil namelijk niet dat er misbruik gemaakt wordt van het maken van deze representatiekosten.
Representatiekosten kunnen uiteenlopende kosten zijn: er wordt niet heel precies uitgelegd door de belastingdienst wat deze kosten omvatten. Het is dus zaak om hier creatief mee om te gaan, maar zorg er wel altijd voor dat je je diners, feestjes of uitjes met klanten goed kan onderbouwen als de belastingdienst daarom vraagt!
Wat zijn géén representatiekosten?
Een aantal kosten die misschien wel op representatiekosten kunnen lijken, maar daar toch niet onder vallen zijn de kosten voor uiterlijke verzorging en kleding. Deze kosten mag je niet opvoeren als zakelijke kosten. Werkkleding is bijvoorbeeld weer wel volledig aftrekbaar, maar dan moet de kleding uitsluitend binnen het bedrijf gedragen worden. We hebben het dan over werkoveralls of shirts, vaak met het bedrijfslogo erop. De kosten voor vaartuigen voor representatieve doeleinden zijn ook niet aftrekbaar.
